Een goed projectplan geeft antwoord op de 5 W’s en 1 H vragen:
- Waarom dit project? Hier schets je de aanleiding. Probeer puntig en gebonden te blijven. Langlopende projecten hebben de neiging om een ellenlange aanleiding te hanteren. Vaak is dit niet nodig en volstaat het om te verwijzen naar eerdere documenten. Je wilt context schetsen en vervolgens zo snel mogelijk naar de kern. Persoonlijk vind ik het wel fijn om de mate van urgentie te weten (als lezer). Waarom moet het nu gebeuren en niet over 5 jaar?
- Wat houdt het project in? Wat wil je bereiken met je project? En waarom is dit nodig? Nut en noodzaak. Ook is de scope van je project een belangrijk onderdeel om te beschrijven. Wat doe je wel en wat doe je niet?
- Wie zijn er bij het project betrokken? Welke collega’s, stakeholders, opdrachtgevers e.d. zijn bij jouw project betrokken? Het kan wijs zijn om een kleine stakeholdersanalyse te maken zodat je niet voor verwachtingen komt te staan.
- Wanneer loopt het project? Wanneer moet het gereed zijn? Kun je terugrekenen en de te nemen stappen in een planning zetten? Waar zitten nog onzekerheden? Kun je die in kaart brengen?
- Waar vindt het project plaats? Het antwoord op deze vraag moet toegespitst worden per projecttype. Een online campagne vindt plaats op internet. Je beschrijft dan bijvoorbeeld op welke platforms je wilt adverteren. Renovatie van een museum vindt in het museum zelf plaats. Maar wellicht worden zaken prefab in een fabriek elders gemaakt. Het logistieke proces moet passen binnen de planning.
- Hoe wil je het project aanpakken? De bovenstaande vragen geven al veel informatie over de feitelijkheden. Maar je hebt als projectleider de keuze om de sturen in de manier waarop. Niet alles hoeft altijd ‘zoals het hoort’ Vind jij het belangrijk dat mensen plezier hebben in hun werk, benoem dat dan specifiek!
Als de basis staat kun je aan de slag met de essentie van het projectplan:
Wat ben ik nodig om dit project te laten slagen?
Denk hierbij aan financiële middelen, mankracht, type collega’s, commitment van opdrachtgevers, afspraken e.d.