Les 1: Hoe begin je met een projectplan?

Projectplan schrijven? Begin hier!

Oké, je staat op het punt om een projectplan te maken. Goed bezig! Voordat je begint met schrijven, is het slim om even stil te staan bij een paar belangrijke vragen. Dit helpt je om een plan te maken dat echt werkt.

1. Voor wie schrijf je dit plan? (Ken je publiek)

Denk na over wie het projectplan gaat lezen. Is het voor je manager, je team, een externe klant, of een combinatie daarvan? De antwoorden op deze vragen bepalen de inhoud en de toon van je plan.

• Manager: Die is waarschijnlijk vooral geïnteresseerd in de grote lijnen: de kosten, de opbrengsten, en hoe het project bijdraagt aan de bedrijfsdoelen.
• Team: Je team wil vooral weten wat er van hen verwacht wordt: welke taken ze moeten uitvoeren, wanneer het af moet zijn, en met wie ze moeten samenwerken.
• Klant: Een klant wil vooral weten wat de voordelen zijn, wanneer het project klaar is, en wat ze precies kunnen verwachten.

Checklist:

• Wie zijn de belangrijkste lezers van dit projectplan?
• Wat zijn hun belangrijkste vragen en verwachtingen?
• Wat is hun achtergrond (bijvoorbeeld technisch of juist meer business-gericht)?

2. Wat wil je bereiken met dit projectplan?

Wat is het doel van je projectplan? Wil je toestemming krijgen om met het project te starten, of wil je vooral zelf structuur aanbrengen in je aanpak?

• Toestemming: Als je toestemming nodig hebt, focus dan op de voordelen van het project, de haalbaarheid en de belangrijkste risico’s.
• Structuur: Als je vooral structuur zoekt, ga dan dieper in op de planning, de taken en de verantwoordelijkheden.
• Draagvlak: Als je draagvlak wilt creëren, leg dan uit waarom dit project belangrijk is voor de organisatie en hoe het bijdraagt aan de strategische doelen.

Checklist:

• Wil ik vooral toestemming, structuur, of draagvlak?
• Welke argumenten zullen het beste werken bij mijn publiek?

3. Wie krijgt het projectplan allemaal te zien? (Distributie)

Is het plan alleen voor intern gebruik, of wordt het ook extern gedeeld?

• Intern: Je kunt een iets minder formele schrijfstijl gebruiken en wellicht wat meer jargon.
• Extern: Wees professioneel, vermijd jargon en leg alles duidelijk uit.

Tip

Maak je projectplan visueel aantrekkelijk. Gebruik tools zoals Canva om het overzichtelijk en professioneel te maken. Een goed vormgegeven plan is prettiger om te lezen en maakt een betere indruk.

Kortom:

Door even stil te staan bij deze vragen, leg je een goede basis voor je projectplan. Het zorgt ervoor dat je de juiste informatie opneemt en dat je de juiste toon aanslaat. Succes met het schrijven van je projectplan!