Voordat je met een projectplan begint is het goed om jezelf de volgende vragen te stellen:
- Voor wie maak ik dit plan? Voor een opdrachtgever, een groep mensen, jezelf of wellicht voor de collega’s (die je aanstuurt)? Het is belangrijk om te achterhalen waarom je dit projectplan schrijft. Een opdrachtgever wil wellicht andere zaken benoemd zien in het plan dan jijzelf. Ook zou ik voorzichtig zijn met het schrijven van een projectplan voor anderen. Degene die het project moet uitvoeren moet, mijn inziens, aan e voorkant betrokken zijn en dan helpt het om zelf het projectplan te schrijven.
- Wat wil ik met het plan? Wil je een akkoord om met het plan te starten? Of is dat akkoord er al maar moet je de eerste uitwerking tonen? Moet je nog draagvlak creëren bij collega’s of stakeholders? Of wil je gewoon voor jezelf structuur aanbrengen?
- Hoeveel mensen krijgen dit projectplan onder ogen? Hoe meer mensen er iets van mogen vinden, of het inlezen, hoe meer druk je kunt ervaren om het ‘perfect’ te doen. Wat helpt is om toch gewoon te beginnen en je plan, zodra het bijvoorbeeld 70-80% klaar is, te laten lezen/’checken’ door iemand die je waardeert. Ook kan het helpen om het plan mooi vorm te geven. Je wordt in opmaakprogramma’s zoals ‘Canva’ gedwongen om over kleur, vorm, gebruik van afbeeldingen e.d. na te denken. Dit scherpt je ideeën verder. Met name beelddenkers hebben hier baat bij.
- Wordt het plan openbaar gemaakt? Komt het ergens online te staan? Kan de pers het inlezen of blijft het een intern stuk? Dit is van belang om te weten omdat het iets vergt van je schrijfwijze en inhoudelijke diepgang.