02 nov 10 tips voor het organiseren van een BloggersEvent
“We willen onze regio, stad, dorp of natuurgebied op de kaart zetten.”
Heb jij onlangs deze opdracht gekregen?
Is het jouw taak als ambtenaar, communicatiemedewerker of bijvoorbeeld bestuurslid van een ondernemersvereniging om marketingactiviteiten te bedenken en uit te voeren? Maak dan eerst een goede stakeholdersanalyse, bepaal je doelstellingen, doelgroep en kernwaarden en ga aan de slag!
In dit artikel: Hoe organiseer je een BloggersEvent voor jouw bestemming? Wij hebben 5 grote BloggersEvents georganiseerd en we delen graag onze lessen!
Wat is een BloggersEvent?
Een BloggersEvent is een persreis met online influencers. Denk aan: schrijvers die voor hun eigen blog artikelen maken. Filmers die voor hun eigen Youtubekanaal vlogs maken en fotografen die beelden schieten voor bijvoorbeeld Instagram.
Je nodigt een aantal uit en bezorgt ze een fantastisch weekend in jouw stad, regio of natuurpark. De belevenissen delen zij online. Zo krijgt jouw bestemming veel online aandacht!
Tip 1: Besteed tijd aan de selectie
Met stip op 1: besteed voldoende tijd en energie aan het selecteren van de bloggers. Je kunt zelf op zoek gaan naar de juiste influencers via social media, maar je kunt hiervoor ook bureau’s inschakelen. Of maak gebruik van zogenaamde ‘marktplaatsen’. Hier komen vraag en aanbod samen.
Tijdens de selectie kijk je naar de focus van de blog, de doelgroep, het bereik en de interactie met volgers. Als je een BloggersEvent organiseert in een regio waar fietsen en wandelen centraal staat, dan is de jonge backpacker niet geschikt.
Probeer die influencers te vinden die het dichtst bij jouw doelgroep staan. Je kunt veel aflezen aan interesses, leeftijd, hobby’s en werkervaring. Wat betreft het laatste: bloggers met een marketing-communicatie achtergrond denken vaak met je mee. Zelfstandige ondernemende bloggers hebben vaak een positieve houding en kunnen goed met ondernemers omgaan.
Tip 2: Maak duidelijke afspraken
Heb je een selectie gemaakt? Vertel dan in de uitnodiging meteen wat je van hen verwacht. Zo weten de bloggers waar ze ja op zeggen. Hoeveel artikelen en social media posts moeten er gepubliceerd worden? En wil je linkjes in naar je eigen platform? Zo ja, welke? Follow of no-follow?
Houd je wensenlijst wel redelijk. Het schrijven van een kwalitatief goed artikel kost een blogger veel tijd. Hetzelfde geldt trouwens voor het editen van een vlog. Wij organiseren vaak persreizen van 2 tot 4 dagen. We vragen dan om 2 tot 3 artikelen. Grofweg 1 artikel per dag dus. Wij stellen geen eisen aan de lengte van de artikelen. Bekijk hier een voorbeelduitnodiging.
Dat de deelnemers tijdens de reis alles kosteloos aangeboden krijgen, lijkt ons logisch. Hetzelfde geldt voor reiskosten. Maar krijgen de bloggers daarboven op ook nog een vergoeding? Sommige influencers hebben zo’n grote schare fans dat ze dagvergoedingen (kunnen) vragen. Vraag jezelf dit af: is het de investering waard? En wat doet het met de groepsdynamiek? Soms trekt een grote blogger ook weer kleinere aan. Maar soms zijn de verhoudingen redelijk gelijk en dan moet je je afvragen of het betalen van de één niet ten koste gaat van het humeur van de ander.
Tip 3: Meerdere accommodaties
Je kunt een groep bloggers onderbrengen bij één groot hotel of vakantiepark. Dat is organisatorisch gemakkelijk. Maar het is niet de beste oplossing voor je regio of stad. Je krijgt namelijk veel dezelfde verhalen (over dat ene hotel).
Als je bloggers onderbrengt bij diverse accommodaties krijg je meer en diversere verhalen. Voor ons is het zelf een sport om bloggers en accommodaties te matchen. Als zij een klik hebben, zijn de kansen op super positieve artikelen en een herhaalbezoek het grootste!
Tip 4: Betrek ondernemers
Je kunt gewoon een boeking doen bij het hotel, restaurant of de activiteiten. Maar je kunt de ondernemers ook vragen om te helpen. Vaak willen ze graag meewerken. Enerzijds omdat ze de materie (online-bloggen) interessant vinden en anderzijds omdat ze hopen op publiciteit.
Help de ondernemers om het meeste uit de samenwerking te halen. Vertel ze dat ze zelf ook online zichtbaar moeten zijn. En dat het goed is wanneer ze de bloggers van te voren al gaan volgen en dat ze hun berichten delen. Daarnaast is optimaal gastheerschap essentieel. Leggen zij bloggers echt in de watten, dan mogen ze een positieve recensie verwachten! Wij organiseren vaak een informatiebijeenkomst voor ondernemers (klik hier voor de presentatie). Ook hebben we eens een speeddatesessie georganiseerd en een brainstormsessie met de bloggers en ondernemers.
Tip 5: Geef programmakeuzes
Organisatorisch een uitdaging, maar je bestemming zal er veel profijt van hebben: zorg dat Bloggers een deel van het programma zelf kunnen samenstellen. Als de hele groep een weekend lang verschillende activiteiten doet, dan krijg je dus heel veel verschillende verhalen.
Foto: Expeditie Aardbol
Foto: Wij werken vaak met een aantal vaste programmaonderdelen. Hier zien de bloggers elkaar en kun je als organisatie zaken toelichten. De rest van het programma bestaat uit diverse opties. Elke blogger zoekt activiteiten uit die bij zijn of haar blog passen. Ook geven we altijd de optie ‘vrije tijd’. Bloggers moeten de kans hebben om zelf even rond te kunnen neuzen. Bekijk hier een voorbeeldformulier.
Tip 6: Houd lucht in je programma
Inmiddels weten wij uit ervaring dat je planning tijdens een BloggersEvent altijd uitloopt. De deelnemers willen overal foto’s van maken. Ze interviewen de ondernemers en willen voldoende tijd om sfeer te kunnen proeven. Prop je programma dus niet te vol!
Heb je een relatief groot, of moeilijk begaanbaar gebied? Houd dan extra veel rekening met reistijden. De deelnemers zijn niet bekend in jouw regio en zijn dus zo maar de weg kwijt. Bij een bomvol programma ligt stress op de loer en dat is het laatste wat je wilt. Als voor iedereen hetzelfde programma hanteert, is een bus(je) met chauffeur de beste oplossing.
Daarnaast is het goed om op de laatste dag nog slechts één activiteit en een afscheidsmoment te plannen. Vaak heeft iedereen de puf er wel uit. Vaak willen de meesten ook niet te laat naar huis. Zij moeten en nog een tijdje reizen voordat ze thuis zijn en soms zelf de volgende dag weer vroeg op om naar hun ‘reguliere’ werk te gaan.
Tip 7: Creëer sfeer
Aansluitend op tip 6: er gaan dingen mis. De planning loopt uit, sommige ondernemers en bloggers liggen elkaar niet. Er gebeuren ongelukjes. En er is altijd iemand niet fit. Zulke dingen gebeuren. Horen bij het leven. Maak je er als organisator vooral niet al te druk om. Begrip is het toverwoord.
Maar soms heb je een deelnemer die niet in de groep past. Ga meteen het gesprek aan. Gooi alles open en vraag zonder omhaal wat er aan de hand is. Vraag ook wat je voor deze deelnemer kunt doen. Krijg je een raar verhaal opgespeld? Twijfel dan niet en neem afscheid. Een deelnemer die niet wil of een dubbele agenda er op na houdt, heeft een negatieve invloed op de groepssfeer. Onze ervaring is dat in Bloggersland het kaf steeds meer van het koren wordt gescheiden. Echter, wij hebben al enkele keren ‘bijzondere situaties’ meegemaakt.
Tot slot: als het gaat om sfeer, ben jij als organisator het meest bepalend! Zorg dat je er bent. Doe mee met de activiteiten. Wees er voor vragen en gedraag je als een ware gastheer!
Tip 8: Zorg voor een duidelijke hashtag
Tijdens het event zullen bloggers al veel indrukken via social media willen delen. Met een eenduidige hashtag heb je alles inzichtelijk. Daarnaast kan iedereen de belevenissen ‘live’ volgen. Onze ervaring is dat niet alleen bloggers de hashtag gebruiken, ook inwoners, ondernemers en ‘fans’ van je bestemming mee gaan Twitteren, Instagrammen en Facebooken. En dat is enorm goed voor je online zichtbaarheid!
Na het weekend meet je de hashtag door met een tracker. Door het virale effect kun je in slechts enkele dagen zo maar 200.000 accounts bereiken. Deze extra mediawaarde is slechts een neveneffect, want het gaat uiteindelijk om de blogartikelen, maar wel een heel fijn neveneffect!
Tip 9: Maak met de bloggers een contentkalender
Tijdens een lunch of diner kun je prima samen een contentkalender maken. Zo zorg je ervoor dat de artikelen niet allemaal tegelijk worden gepubliceerd. Daarmee blijf je de doelgroep prikkelen. En je houdt de deelnemende ondernemers ook alert!
Zorg ervoor dat een grote flip, eens stift, post-it’s en pennen bij je hebt. Aan de linkerkant schrijf je evenveel weeknummers op dan dat je artikelen verwachten (maak hierover van tevoren altijd afspraken met de bloggers!). Bovenin kun je diverse thema’s benoemen. Denk aan slapen, eten, activiteiten en routes. Vervolgens geef je elke blogger een aantal geeltjes. Hierop schrijven zij het (voorlopige) onderwerp van het artikel en dit plakken ze bij de week waarin zij willen publiceren.
Als je slim bent, zorg je ervoor dat vakanties, feestdagen en bijvoorbeeld grote evenementen in de buurt op de kalender staan. Zo kunnen de bloggers inhaken.
Tip 10: Onderhoud contact
Een half jaar na dato zijn alle artikelen gepubliceerd. Heb je ze gedeeld? Er op gereageerd? Het geliket? Dat is niet alleen goed om de aandacht voor jouw gebied vast te houden, je onderhoudt ook contact met de bloggers. Want wie weet komen ze -uit zichzelf- nog eens terug!
Houd ook contact met de bloggers die niet konden komen. Wellicht kun je op een later tijdstip een individuele persreis voor hen samenstellen.
Veel succes met het organiseren van een BloggersEvent. Laat je me de hashtag weten? Dan volg ik je event graag!
Dit artikel is geschreven door Elizabeth Pilat. Zij heeft de afgelopen jaren veel ervaring opgedaan in het vakgebied regiomarketing. Zij gelooft dat een gedegen strategie ‘alle kikkers in de kruiwagen houdt’ en er tijd overblijft voor concrete, gedragen en succesvolle marketingacties!